จากหัวข้อที่ผ่านมาเราได้เรียนรู้การสร้า่งตารางข้อมูลอย่างง่ายๆ มาแล้ว สำหรับโปรแกรม Microsoft Access 2003 ในหัวข้อนี้จะเป็นการกำหนดคุณสมบัติบางอย่าง ให้กับตาราง และฟิลด์ เพิ่มเติมอีก เพื่อการทำงานของโปรแกรมที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
ลักษณะของการกำหนดคุณสมบัติของตารางดังนี้1.กำหนดลักษณะของการแสดงผล ของตารางในมุมมองของแผ่นข้อมูล (Data sheet) เมื่อเราป้อนข้อมูลในตารางแล้ว แล้วเราเปิดตารางเพื่อดูข้อมูลที่เราป้อนเข้าไป ถ้าไม่ได้กำหนดคุณสมบัติการแสดงผลให้กับตารางโปรแกรมก็จะยึดถือเอาค่าเริ่มต้นที่โปรแกรม Microsift Access กำหนดมาให้ เช่น วันที่ตามโปรแกรมจะเป็น 2/25/2010 (เดือน/วันที่/คศ) ถ้่าเรากำหนดคุณสมบัติการแสดงผล จะเป็น 25/2/2553 (วันที่/เดือน/พ.ศ.)
2.กำหนดการรูปแบบการป้อนข้อมูล หรือการใส่ค่า ให้กับฟิลด์ เช่นรูปแบบของวันที่เมื่อเราจะป้อนข้อมูล โปรแกรมจะกำหนดให้เลย เช่น _ _ /_ _ /_ _ _ _ ใส่ วันที่ 01 / 09 /2553 หรือรูปแบบการป้อนหมายเลขโทรศัพท์ เช่น _ _ - _ _ _ _ _ _ _ _ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ 08-12345678 เป็นต้น
3.กำหนดค่าตรวจสอบความถูกต้องให้กับข้อมูล ว่าค่าที่เราป้อนเข้าไปถูกต้องตามข้อมูลที่เราต้องการหรือไม่ เช่น ในฟิลด์นี้ ค่าที่ป้อนต้องไม่เกิน 10 เป็นต้น
4.กำหนดค่าเริ่มต้นให้กับฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการข้อมูลที่ต้องมีค่าที่กำหนดนี้บ่อยที่สุด เช่นจังหวัด สามารถที่จะกำหนดได้เลยว่าเมื่อเราเพิ่มข้อมูลในเรคอร์ด ในฟิลด์ของจังหวัดก็ให้ขึ้นชื่อจังหวัดที่เราตั้งค่าเริ่มต้นไว้ได้เลย โดยที่เราไม่ต้องพิมพ์อีก
ในการกำหนดคุณสมบัติเพิ่มเติมให้กับตารางนี้ จะกำหนดในมุมมองออกแบบตาราง (Table Design) ซึ่งเราก็คงได้เรียนรู้และทดลองทำมาแล้วในหัวข้อที่แล้ว ในส่วนของคุณสมบัติของเขตข้อมูล (Properties Table Data) เมื่อกำหนดคุณสมบัติตารางเรีบร้อยแล้ว ก็จะมาดูในมุมมองของการเปิดตารางข้อมูลเพื่อทดลองกรอกข้อมูล (Table Data sheet) มาเริ่มการกำหนดคุณสมบัติให้กับ ฟิลด์ และตารางกันเลยครับ
1. เปิดตารางในมุมมอง ออกแบบ เลือกที่ตารางที่ต้องการ > คล๊กที่ออกแบบ ดูภาพที่ 1 ประกอบ
ภาพที่ 1 การกำหนดคุณสมบัติให้กับ ฟิลด์ และ ตาราง2. หลังจากที่ทำตามขั้นตอนที่ 1 เรียบร้อยแล้ว ก็จะได้ดังภาพที่สอง เราจะมาทำงานในส่วนของ คุณสมบัติของเขตข้อมูล เลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการกำหนดคุณสมบัติก่อน > แล้วมากำหนดคุณสมบัติของแต่ละฟิลด์ ดูภาพที่ 2 ประกอบ เมื่อทำการกำหนดทุกฟิลด์เสร็จแล้วก็ทำการบันทึกตาราง
ภาพที่ 2 การกำหนดคุณสมบัติให้กับฟิลด์ และ ตารางเมื่อเราทราบวิธีการกำหนดคุณสมบัติให้กับตารางข้อมูลแล้ว ในหัวข้อต่อไปเราจะมาทราบกันว่า รูปแบบที่เราจะกำหนดเป็นยังไงกันบ้าง ดุหัวข้อต่อไปครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น